Image source: Google and Ablebits

Google SpreadSheets i Power Tools - Jak wydzielić produkty główne z wariantów?

Tym wpisem chcę zacząć serię mini-poradników w których będę opisywał swoje doświadczenia i patenty związane z pracą z plikami zawierającymi dane. W tym poście opiszę dość częsty problem, kiedy dostajemy od dostawcy plik z pojedynczymi produktami, które tak na prawdę są wariantami jednego produktu.

Wstęp

Obecnie standardem jest, że platformy sprzedażowe oferują obsługę wariantów produktów. Jest to bardzo wygodne rozwiązanie dla kupujących, bo na karcie produktu mogą zobaczyć dostępne warianty oraz wybrać który chcą zamówić, zamiast przeszukiwać asortyment by odnaleźć np. wariant tej bluzki w kolorze białym. Wystawiając wszystkie kolory jednej bluzki jako osobne produkty, bardzo szybko skończyły by się nam zasoby serwera (miejsce i pojemność bazy danych). Dlatego, w takim przypadku staramy się zwykle dodawać 1 produkt główny (np. bluzka) i do niego dodawać warianty (np. kolor biały, kolor czarny), nie powielając przy tym tego samego opisu i parametrów.

Jeżeli wciągamy asortyment z zewnętrznej hurtowni, otrzymujemy od nich plik z danymi (dla potrzeby artykułu uznajmy, że w formacie CSV). Większość hurtowni trzyma każdy wariant jako osobny produkt, więc zwykle otrzymujemy plik o podobnej strukturze do tej:

kod produktu - bluzka biała - opis - cena
kod produktu - bluzka czarna - opis - cena
kod produktu - bluzka niebieska - opis - cena
...

W takiej sytuacji najczęściej kopiujemy pierwsze wystąpienie danego produktu i na jego podstawie wprowadzamy produkt główny, a następnie do niego (produktu głównego) dodajemy jeszcze warianty.

Google SpreadSheets

Znacie zapewne Excel z pakietu MS Office, to program do pracy z danymi w formie tabel. Google wprowadziło swój odpowiednik pakietu Office, a SpreadSheets jest właśnie jak Excel. Całość jest darmowa i działa w tzw. chmurze, bez instalacji, a pliki nad którymi pracujemy zapisywane są na naszym Dysku Google.

Wtyczki i dodatki - Power Tools

Googlowy Office oferuje również szeroką gamę dodatków i wtyczek. Jednym z nich jest kombajn o nazwie Power Tools - z nim otwierają się zupełnie nowe możliwości pracy z tabelami.

Gdzie haczyk?

Niestety, muszę uprzedzić, są minusy:

• Power Tools oferuje 30 dniową wersję próbną, później musimy wykupić roczną subskrypcję (~40-30 $) (albo założyć nowe konto google)
• Korzystanie z Power Tools wiąże się z udzieleniem mu niezbędnych uprawnień i wyrażeniem zgody na pewne warunki. Dodatek prosi o umożliwienie łączenia się z zewnętrznym serwisem - czyli jest ryzyko, że nasze dane mogą być przetwarzane na innym serwerze, a to oznacza, że NIE POLECAM używania tej wtyczki do wrażliwych danych (np. dane osobowe).
• Google SpreadSheets to usługa w chmurze i jeżeli również ze strony Googla obawiamy się kompromitacji danych, to należy się zastanowić na używaniem ich pakietu biurowego

Czy Warto?

Osobiście uważam, że warto, zwłaszcza jeżeli obrabiamy dane które i tak upubliczniamy (czyli asortyment sklepu). Dodatkowo uzyskujemy możliwość pracy z naszymi dokumentami na każdym urządzeniu z przeglądarką internetową (np. komórka, tablet).

Google Sheets pozwala pracować na jednym dokumencie z innymi osobami w tym samym momencie oraz udostępniać je w prosty sposób. W kwestiach funkcjonalności - do podstawowych operacji (czyli 90% przypadków użycia) jest wystarczający. Jeżeli czegoś nam brakuje, to przy użyciu prostego systemu dodawania i zarządzania dodatkami, łatwo dobierzemy zestaw dodatkowych narzędzi.

Jak zacząć pracę z Google SpreadSheets

Jeżeli nie posiadamy konta Google, to musimy je założyć, a jak mamy - to się logujemy i przechodzimy do Google SpreadSheets.

Aby otworzyć lokalny plik, klikamy na ikonkę folderu

Następnie w wyświetlonym oknie wybieramy zakładkę Upload i możemy przeciągnąć i upuścić plik albo wybrać go z dysku po kliknięciu przycisku Select a file from your computer

Instalacja wtyczki Power Tools

Kiedy już otworzymy nasz plik, zobaczymy znajomy interfejs. Duża tabela i menu kontekstowe z narzędziami u góry. W menu wybieramy Add-ons > Get add-ons, w otwartym oknie w wyszukiwarce wpisujemy power tools i potwierdzamy (Enter). Na liście znajdujemy Power Tools i klikamy przycisk +FREE. Teraz, zostaniemy przedstawieni na jakich zasadach i uprawnieniach działa wtyczka, aby jej używać musimy się zgodzić.

Obróbka danych z hurtowni

Zaczynamy otwierając plik od hurtowni (w tym przypadku CSV) w GS. Moje przykładowe dane wyglądają tak:

Przykład

Na przykładzie pliku z hurtowni dywanów, pokażę proces wydzielenia produktów głównych.

Musimy zdecydować jaką strategię obierzemy. W moim przypadku sprawa wydaję się prosta, kolumna SKU zawiera kody produktów. Zauważ, że kod produktu składa się z 3 części oddzielonych myślnikami. Co więcej, widzimy że pewne części tego kodu są wspólne dla wariantów tego samego produktu, zacznę więc od wydzielenia ich.

Wydzielanie części kodu produktu

1. Odpalamy dodatek Power Tools ( Add-ons > Power Tools > Start )
2. Zaznaczamy naszą kolumnę SKU
3. W menu klikamy na Split > wybieramy opcję Split values by characters > w niej oznaczamy jedynie Custom > w polu tekstowym obok podajemy znak “-“ (myślnik)
4. Zatwierdzamy przyciskiem Split

Stworzone zostały 3 nowe kolumny z wartościami, tę z cząstką kodu który się powtarza nazwijmy SKU-main.

Znajdowanie duplikatów

Wiemy już, że wszystkie rozmiary danego produktu łączy ten sam kod (który wydzieliliśmy), a my chcemy uzyskać listę ich produktów głównych. Wydzielmy więc unikalne wystąpienia tego kodu.

1. Odpalamy dodatek Power Tools ( Add-ons > Power Tools > Start )
2. W menu klikamy na Data > następnie Remove duplicates > pojawi się okno, które krok po kroku pomoże nam zdefiniować jak chcemy żeby ten proces przebiegł
3. Pierwszy krok to wskazanie obszaru działania, klikamy na Auto select (zaznaczy wtedy cały arkusz) > klikamy Next
4. W drugim kroku mamy do wyboru 4 opcje, my wybieramy Uniques + 1st occurences:
   • Duplicates - wyszukuje jedynie duplikaty, bez pierwszego wystąpienia
   • Duplicates + 1st occurences - wyszukuje duplikaty, wraz z ich pierwszym wystąpienia
   • Uniques - wyszukuje jedynie wartości które się nie powtarzają
   • Uniques + 1st occurences - wyszukuje wartości unikalne, wraz z ich pierwszymi wystąpieniami wartości zduplikowanych
5. Krok trzeci to wybór kolumny którą będziemy przeszukiwać w poszukiwaniu duplikatów, zaznaczamy kolumnę SKU-main
6. Ostatni krok pozwala zdefiniować co z tymi danymi zrobimy, nas interesuje opcja Copy to another location > New Sheet (skopiuje dane do nowego arkusza)
7. Zatwierdzamy przyciskiem Finish

Do naszego pliku został dodany nowy arkusz, a w nim znajdują się pojedyncze wystąpienia produktów, czyli lista produktów głównych.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że ten krótki wpis pomoże komuś w ogarnięciu plików z danymi. Oczywiście jest wiele innych możliwości i przypadków w których pomocne jest narzędzie Power Tools. Jeżeli masz nietypowy problem z danymi tabelarycznymi, opisz go w komentarzu, postaram się pomóc.